5 tips bij de aanschaf van een MFP of printer

In dit bericht wil ik graag uitleggen waar bedrijven op moeten letten wanneer zij een nieuwe printer of multifunctional willen aanschaffen.

Vooral de grote multifunctionals zijn voor veel organisaties een behoorlijke investering. Gezien de levensduur/contractperiode van de machine is het van belang om de goede start te maken en meteen de juiste machine aan te schaffen.

Tips/opmerkingen:
1) Welk afdrukvolume wordt er gemaakt?
- Wanneer deze vraag specifiek beantwoord kan worden, is men goed op weg een passende machine aan te bieden. Printers en MFP's geven in hun specificaties aan wat de gemiddelde- en maximale afdrukvolume is. Wanneer uw organisatie verwacht een volume te maken van gemiddeld 10.000 afdrukken per maand is een machine die gemiddeld 'maar' 5.000 afdrukken kan maken veel te ligt voor uw organisatie. Wanneer deze machine toch wordt aangeschaft moet de machine zogenaamde overcapaciteit draaien. Dit betekend dat kwaliteit, storingen, reparaties en uitval van de machine elkaar sneller zullen opvolgen en de machine al na 2 of 3 jaar moet worden vervangen (i.p.v. om de 5 á 6 jaar).

2) Afdrukkosten zijn belangrijker dan de aanschafprijs !
De meeste organisaties beoordelen/vergelijken een offerte voor een printer of MFP op basis van de 'directe' aanschafkosten. Wat belangrijker is, is dat wordt gekeken naar de kosten die met regelmaat terugkomen, namelijk de afdrukkosten. Wanneer op de aanschaf bijvoorbeeld € 500,- bespaard kan worden, maar op de afdrukkosten moet per jaar € 300,- meer betaald worden, dan is het voordeliger (op lange termijn) om de duurdere machine aan te schaffen. De standaard regel is: 'Hoe duurder de machine, hoe goedkoper de kosten per afdruk'. Hierin is het natuurlijk van belang om een rekensom te maken en te kijken waar uw organisatie op lange termijn voordeliger uit is.

3) Hoe ziet uw documentenstroom eruit?

- Welke documenten worden standaard gebruikt binnen uw organisatie en wat wilt u met deze documenten doen? Printen en kopiëren zijn standaard opties die nu volledig zijn ontwikkeld bij multifunctionals en geïntegreerd zijn binnen organisaties.

Naast deze twee (standaard) mogelijkheden heeft de technologie zich ontwikkeld op het gebied van: 1) scannen, 2) automatisch dubbelzijdig afdrukken en 3) koppeling met uw eigen applicaties/software pakketten die binnen uw organisatie actief zijn. Vragen waarover u moet nadenken:

- Gebruik ik mijn documenten alleen voor interne communicatie of ook voor externe?\

- Welk (max.) formaat druk ik af? Is dat kleiner dan A4, A3 of groter?
- Welk soort documenten gebruik ik binnen mijn organisatie? (Word, .pdf, full-color, zwart/wit?)

- Wil ik gaan scannen? Zo ja, wil ik dit in kleur doen, wil ik de scan's koppelen aan mijn (bedrijfs) applicaties?, welke bestand extensie moeten deze scan's krijgen voor mijn organisatie?

- Is een dubbelzijdige unit van belang voor uw organisatie, wilt u besparen op het milieu/papier door documenten dubbelzijdig te gaan afdrukken/kopiëren?

4) Kwaliteit/snelheid

Kwaliteit en snelheid zijn twee belangrijke onderwerpen bij het aanschaffen van een printer/multifunctional. Mooie technische specificaties zoals het aantal dpi's (pixels per inch) zeggen niet zoveel. Dpi's kunnen in de specificaties torenhoog zijn, maar de technologie en de daadwerkelijke afdruk zeggen meer dan alle specificaties bij elkaar. Het is dan ook raadzaam om altijd om een proefafdruk te vragen! Veel organisaties maken gebruik van printers en multifunctionals die gebruik maken van zogenaamde 'steunkleuren' hierdoor wordt een perfecte kwaliteit geleverd op 'office niveau'. Wanneer u behoefte heeft aan een hogere/grafische kwaliteit, dan zult u dit specifiek moeten aangeven en komt u terecht in een ander segment van printers en MFP's.

Snelheid is ook een belangrijk onderdeel. Let er bij een kleurenprinter/MFP op dat de snelheid per afdruk (p.p.m.) in zwart/wit niet al te veel afwijkt van een kleurenprint. Naast de daadwerkelijke snelheid van uitvoer is het ook belangrijk dat de machine/technologie snel is. Hiermee wordt bedoeld: het interne (RAM) en vaste geheugen (HDD) van de machine.

5) Service

Technologie van printers, maar vooral van MFP is een vak apart. Service engineers zijn 'in het leven geroepen' om printers en MFP's te voorzien van onderhoud en reparaties. Zoals aangegeven in 'tip 2: Afdrukkosten zijn belangrijker dan de aanschafprijs !' is het belangrijk om naar de prijs per afdruk te kijken. Bij veel leveranciers is de prijs per afdruk inclusief: toners, reparaties, onderhoud, onderdelen, arbeidsloon en voorrijkosten. Mocht de kwaliteit achteruitgaan, onderdelen kapot gaan of andere reparatie- of onderhoudswerkzaamheden nodig zijn, dan is de organisatie hiertegen beschermd. Naast de inhoud van de service zijn ook de randvoorwaarden van belang:

- Binnen hoeveel uur is een service engineer op locatie?

- Zijn onderdelen uit voorraad leverbaar?

- Deskundigheid/ervaring service engineers

Hopelijk heeft u via dit bericht meer informatie gekregen en kunt u met deze tips aan de slag om samen met uw leverancier de juiste keuze te maken in de aankoop van uw printer of MFP!

Zoals in tip 5 besproken is service belangrijk, bekijk onze service werkwijze op onze website!

Nieuwe technologie bij TASKalfa's

De Kyocera TASKalfa serie is met gegronde redenen uitgeroepen tot: 'Best digital imaging MFP color range'. De TASKalfa, is met de TASKalfa 250ci als koploper erg populair geworden binnen veel bedrijven. In dit bericht zal ik uitleggen welke nieuwe technolgie ervoor gezorgd heeft dat deze multifunctionals tot de beste MFP's in de wereld horen.

1. Transferband:
Maximalisatie van efficiency in elk opzicht, dat is waar de TASKalfa-multifunctionals voor staan en dat is waar de tussenliggende transferband voor bestemd is. Bij het afdrukken van documenten in zwart/wit maakt de transferband de units los van de kleurendrum, waardoor de levensduur van de units aanmerkelijk toeneemt en dit grote voordelen oplevert voor bedrijven.
- betrouwbaarheid: gebruik van zwart/wit unit, zelfs wanner een van de kleurentoners leeg is!;
- duurzaam: minder slijtage van de kleurenonderdelen;
- efficiënt: afzonderlijke onderhoudsfrequentie voor kleuren- en zwart/wit onderdelen.

2. Nieuwe toner:
Door gebruik te maken van een nieuwe toner met kleinere deeltjes en een nieuwe kleurentechnolgie produceren de TASKalfa-multifunctionals een excellente beeldkwaliteit met een buitgengewone helderheid. Doordat de tonerkorrels kleiner zijn gemaakt kan de hechttemperatuur (tussen de toner en het papier) verlaagd worden met 20 graden, dit maakt de TASKalfa's energie zuinig.

3. Verbeterde kalibratie:
Intelligente kalibratie maximaliseer de efficiency en zorgt voor een constante beeldkwaliteit. De TASKalfa-multifunctionals pauzeren tijdens het uitvoeren van een afdruktaak niet voor een kalibratie! De timing wordt daardoor geoptimaliseerd en de nieuwe modellen laten bedrijven daarom nooit wachten. Zelfs als er geen taak hoeft te worden uitgevoerd, wordt de kalibratie automatisch gestart om een optimale conditie in stand te houden.
Bij de huidige MFP's worden afdruktaken onderbroken voor kalibratie, de nieuwe technologie van de TASKalfa serie heeft dit probleem verholpen!

4. Draaiende papiergeleider:
De nieuwe TASKalfa productlijn heeft de oplossing tot compatibiliteit met verschillende papiersoorten. Het papierpad wordt afgestemd op de kromming van het papier en op de betreffende taak. Dit alles betekend:
- precisie: fijnafstelling beschermt afdrukken;
- doeltreffendheid: sneller en stiller afrukken;
- betrouwbaarheid: minder papierkromming bij dubbelzijdig afdrukken tot 163 g/m2

5. Dubbelzijdig scannen met DP-760:
TASKalfa-multifunctionals worden geleverd met een documentenverwerkingseenheid (ADF) die met een indrukwekkende snelheid in slechts één stap dubbelzijdige scans maakt. Er gaat geen tijd verloren door het omkeren van het papier. Dit is een uitstekende optie voor iedereen die veel materiaal moet archiveren.
- productief: snelle documentinvoer, efficiency van de workflow;
- betrouwbaar: minder meganische slijtage van de hardware;
- voorzichtig: orginelen zijn veilig aangezien er geen omgekeerde doorvoeractie plaatsvindt;
- snel: tot 100 pagina's per minuut met een resolutie van 300dpi.

Deze nieuwe technologie heeft ervoor gezorgd dat de TASKalfa serie van Kyocera zowel in aanschafprijs als ook in afdrukkosten erg laag zijn. De keramische drum waar Kyocera voor bekend staat is ook in de TASKalfa terug te vinden waardoor de machines een ontzettend lange levensduur hebben.

Ontdek de verrassend lage aanschafprijs en afdrukkosten hier, of bekijk meer informatie over de compelete TASKalfa serie.

Kyocera TASKalfa trailer (video)